Excel heeft eindelijk zijn grootste probleem met gegevensinvoer opgelost, en het is een redder in nood

Gegevensschoonmaak in Excel is best saai. Iemand typt 'electronics' in kleine letters, een ander gebruikt alleen hoofdletters, en plotseling toont je draaitabel drie afzonderlijke categorieën in plaats van één. Deze kleine inconsistenties stapelen zich in de loop van de tijd op, en jarenlang betekende het oplossen ervan dat je afhankelijk was van gegevensschoonmaakfuncties zoals TRIM en CLEAN - functioneel, maar saai voor iets dat geen handmatige inspanning zou moeten vereisen.

De nieuwe Clean Data-functie van Excel, onder het tabblad Gegevens, pakt dit eindelijk aan. Het gebruikt Copilot om uw tabel te scannen op spatieproblemen, gemengde hoofdletters en getallen die als tekst zijn opgeslagen, en stelt vervolgens oplossingen met één klik voor. Het is geen complete schoonmaakset, maar voor dagelijkse problemen bij het invoeren van gegevens is het hoog tijd.

Clean Data repareert inconsistenties zonder een formule

Hier leest u hoe u toegang krijgt tot en gebruik kunt maken van de functie

Clean Data bevindt zich op het tabblad Gegevens op het lint. Maar voordat je erop klikt, is het een goed idee om je gegevens op te maken als een Excel-tabel — de functie werkt niet zo goed op ruwe celbereiken. Als je gegevens in gewone rijen hebt geplaatst zonder ze te converteren, is dit een goede reden om te beginnen.

Zodra uw gegevens in een tabel staan, is het proces eenvoudig:

1. Ga naar het tabblad Gegevens en klik op Gegevens schoonmaken.
2. Copilot scant je tabel en toont suggestiekaarten voor elk probleem dat het vindt.
3. Bekijk elke kaart, die het probleem toont en een voorbeeld van de oplossing geeft.
4. Klik op Toepassen om de correctie te accepteren of op Negeren om deze over te slaan.

Copilot in Excel is eigenlijk briljant, aangezien elke suggestie specifiek is. Ik waardeer dat het je gegevens niet achter de schermen verandert. Je ziet precies wat het wil aanpassen voordat er iets verandert.

Als Clean Data niet in je lint verschijnt, zijn er een paar dingen om te controleren. De functie vereist een Microsoft 365-abonnement met Copilot ingeschakeld — het is niet beschikbaar in losse versies van Excel, zoals Office 2021. Zorg ervoor dat je app up-to-date is door Bestand > Account > Update-opties te selecteren. Als je een werk- of schoolaccount gebruikt, moet je IT-beheerder mogelijk eerst de toegang tot Copilot voor je organisatie inschakelen voordat de knop verschijnt.

Dit zijn de soorten problemen die Clean Data opvangt

Van extra spaties tot cijfers die zich voordoen als tekst

Clean Data richt zich op vier specifieke categorieën van inconsistenties, en elk van deze is het soort ding dat je spreadsheet kan laten crashen zonder dat je het doorhebt.

Extra en inconsistente spatiëring is de meest voorkomende boosdoener. In een verkoopdataset zoals de mijne — met kolommen voor Regio, Productcategorie en Verkoper — is het gemakkelijk dat vermeldingen zoals "John Smith" en "John Smith" (met een dubbele spatie) naast elkaar bestaan in dezelfde kolom. Ze lijken op het eerste gezicht identiek, maar Excel ziet ze als verschillende waarden. Een COUNTIF op "John Smith" zou de versie met dubbele spatie missen, en je verkooprapport zou zijn vermeldingen onderschatten. Clean Data markeert deze spatiëringsproblemen, inclusief voorloopspaties, naloopspaties en extra ruimtes tussen woorden, en biedt aan om ze te standaardiseren.

Inconsistente hoofdlettergebruik is er nog een. Als de kolom Productcategorie "Electronics," "electronics," en "ELECTRONICS" verspreid over verschillende rijen bevat, krijg je drie afzonderlijke vermeldingen in je draaitabel in plaats van één. Clean Data detecteert deze variaties en stelt voor ze te uniformeren. Dit is vooral handig wanneer gegevens van meerdere mensen komen en iemand altijd alles in hoofdletters typt.

Nummer- en tekstformaat ongelijkheden zijn het meest heimelijke probleem. Dit gebeurt wanneer sommige cellen in een kolom, zoals Verkoopbedrag, echte nummers bevatten, terwijl andere nummers als tekst worden opgeslagen. De waarden zien er hetzelfde uit op het scherm, maar Excel behandelt ze verschillend. Een SOM-formule zal nummers met tekstformaat zonder waarschuwing overslaan, en je totalen zullen stilletjes verkeerd zijn. Clean Data identificeert deze kolommen met gemengde formaten en biedt aan alles naar het juiste type te converteren.

Tekstongelijkheden ronden de lijst af. Dit omvat verschillen in interpunctie, diakritische tekens of kleine variaties zoals "Home & Garden" en "Home and Garden" in dezelfde kolom. Copilot merkt deze patronen op en stelt voor de vermeldingen te standaardiseren naar één versie.

Het belangrijke onderscheid hier is dat Schone Gegevens niet alleen problemen aanwijst. Elke suggestiekaart toont het voor en na, zodat je precies ziet welke wijzigingen er zijn voordat je ze doorvoert. Als Copilot de verkeerde standaardisatie suggereert, bijvoorbeeld als het iets met een hoofdletter wil schrijven terwijl jij het liever klein laat, kun je die specifieke kaart negeren en doorgaan.

Clean Data heeft nog een paar beperkingen die het waard zijn om te kennen

Het is een solide startpunt, geen complete opruimtool

Schoon Gegevens zal geen dubbele rijen verwijderen, ontbrekende waarden invullen of gecombineerde kolommen splitsen. Hiervoor heb je nog steeds Power Query-opruimcommando's of speciale functies nodig. Het zal ook niet alles oppikken. Tijdens mijn tests miste het soms inconsistenties met betrekking tot afkortingen, terwijl het andere vond waarvan ik onder de indruk was. Er is ook de abonnementsfactor, aangezien Schoon Gegevens een Microsoft 365-abonnement met Copilot vereist, dus zelfstandige versies van Excel hebben er geen toegang toe.

Dat gezegd hebbende, werkt Clean Data goed als een eerste stap voordat je dieper in de analyse duikt. Voer het uit nadat je gegevens uit een externe bron hebt geïmporteerd, of voordat je een draaitabel in een gedeeld werkboek bouwt — dat zijn de momenten waarop verborgen inconsistenties de neiging hebben aan het licht te komen. Als het zelfs maar twee of drie spatie- of vormgevingsproblemen detecteert die je over het hoofd zou hebben gezien, is dat een gebroken formule die je zonder erbij na te denken hebt vermeden. Voor alles daarbovenop kunnen Power Query en Python in Excel het werk opvangen.