Negeer de kracht van F4 in Microsoft Excel niet
Als je Microsoft Excel op een Windows-pc gebruikt en graag sneltoetsen gebruikt om je productiviteit te verbeteren, zou je zeker de vele manieren moeten leren waarop F4 je veel tijd kan besparen.
Om te volgen terwijl je dit artikel leest, download je een gratis exemplaar van deze Excel-werkmap. Nadat je op de link hebt geklikt, vind je de downloadknop in de rechterbovenhoek van je scherm.
Schakelen tussen referentietypen in formules
Gebruik de F4-toets om formules sneller te bouwen
Er zijn drie soorten verwijzingen in Excel—relatieve verwijzingen, absolute verwijzingen en gemengde verwijzingen—en je kunt de F4-toets gebruiken om daartussen te schakelen bij het maken van een formule.
Stel dat je de kosten van zeven producten in je winkel berekent, en je moet de verplichte 20% belasting aan die kosten toevoegen.
Om dit te doen, kunt u in cel E2 typen:
=SUM(D2+(D2*A2))en druk op Enter om de 20% belasting bij de basisprijs op te tellen.
Als u deze formule echter naar de overige cellen in kolom E kopieert, zullen de verwijzingen in de formule bij het naar beneden bewegen per rij ook een rij naar beneden verschuiven—forum de formule in cel E3 verwijst naar cel A3, E4 verwijst naar A4, enzovoort.
Dit komt doordat Excel-referenties standaard relatief zijn, wat betekent dat ze dezelfde relatieve positie gebruiken tussen waar je de formule typt en de cel waarnaar ze verwijzen als je de formule naar een andere locatie kopieert.
Om dit te verhelpen, moet je de verwijzing naar cel A2 absoluut maken met de F4-toets. Met andere woorden, zelfs wanneer je de formule Kosten+Belasting naar andere cellen in kolom D kopieert, kun je F4 gebruiken om ervoor te zorgen dat de verwijzing naar cel A2 niet verandert.
Selecteer eerst cel E2 en druk op F2 om de formule te bewerken. Gebruik vervolgens de pijltjestoetsen om de cursor direct voor, in het midden van of direct na de celverwijzing te plaatsen die u wilt vergrendelen (in dit geval is dit de verwijzing naar cel A2).
Druk nu eenmaal op F4 om het type verwijzing te wisselen naar een absolute verwijzing. Direct zul je een dollarteken ($) zien dat voor de kolom- en rijverwijzingen wordt geplaatst, waardoor "A2" verandert in "$A$2." Dit betekent dat zowel de kolom- als de rijverwijzing in dit geval vergrendeld is, zodat wanneer je de formule naar andere cellen kopieert, de A2-verwijzing intact blijft.
Afhankelijk van je toetsenbordinstelling moet je mogelijk de Fn-toets samen met F4 indrukken om de in deze handleiding beschreven acties uit te voeren. Dat gezegd hebbende, als je toetsenbord een functievergrendelingsknop heeft, zet deze dan aan of uit zoals nodig, zodat je niet telkens de Fn-toets hoeft in te drukken.
Na het indrukken van Enter ben je klaar om de formule met de absolute verwijzing naar de resterende rijen te dupliceren. Druk op de pijl-omhoog toets om terug te gaan naar cel E2. Druk vervolgens op Ctrl+Shift+End om die cel en de resterende cellen te selecteren, en vervolgens op Ctrl+D om de formule automatisch in te vullen, in de wetenschap dat de verwijzing naar cel A2 constant zal blijven.
De volgende keer, druk in plaats van op F4 te drukken nadat je de formule hebt getypt, erop zodra je een celverwijzing in een formule typt om deze terwijl je bezig bent in een absolute verwijzing te veranderen.
Het plezier van het gebruik van F4 om tussen verwijzingen te schakelen stopt daar niet. In dit voorbeeld moet je uitrekenen hoeveel je werknemers elk jaar verdienen door hun jaarlijkse salarissen bij hun vaste bonussen op te tellen. Met andere woorden, je wilt de waarde in B2 optellen bij de waarde in D2 voor het cijfer van 2023 voor werknemer A, en vervolgens wil je de waarde in C2 optellen bij de waarde in D2 voor hun cijfer van 2024.
Om deze berekening te maken, moet de verwijzing naar de waarden in kolom D (de vaste bonus) absoluut blijven, terwijl verwijzingen naar de rijen (elke werknemer) en kolommen B en C (de totalen van elk jaar) relatief moeten zijn. Deze combinatie van absolute en relatieve verwijzingen wordt een gemengde verwijzing genoemd, en je kunt dit scenario maken met behulp van de F4-toets.
Om dit te bereiken, typ in cel F2:
=SUM(B2+D2Nu, met je cursor nog steeds knipperend na de verwijzing naar cel D2, druk drie keer op F4 zodat alleen de kolomverwijzing (D) het dollarteken ervoor krijgt geplaatst.
Na het sluiten van de haakjes en het indrukken van Enter, ga terug naar cel F2 en druk op Ctrl+C om de formule te kopiëren. Druk vervolgens op de rechterpijl om naar cel G2 te gaan en druk op Ctrl+V om de formule te plakken. Merk op hoe de verwijzing naar de salaris kolom verandert in verhouding tot de celpositie (B2 is veranderd in C2), terwijl de vaste bonuskolomverwijzing ($D2) hetzelfde blijft.
Selecteer vervolgens de cellen F2 en G2 met Shift+Pijlen, druk op Ctrl+Shift+End om ook de overige cellen te selecteren, en druk dan op Ctrl+D om de formule te dupliceren, in de wetenschap dat de rijreferenties relatief zijn, aangezien ze niet voorafgegaan worden door het $-symbool.
Toen je in de vorige stap de verwijzingstypen wisselde met F4, heb je D$2 waarschijnlijk als een van de opties gezien. Als je deze gemengde verwijzing gebruikte, zou de verwijzing naar de rij absoluut zijn, terwijl de verwijzing naar de kolom relatief zou zijn.
Dus, samengevat, wanneer je een formule typt, kun je herhaaldelijk op F4 drukken om te schakelen tussen absolute, gemengde en relatieve verwijzingen.
De laatste actie herhalen
F4 bespaart je het herhaaldelijk doorlopen van menu's of het gebruik van sneltoetsen
Wanneer je geen formule typt, heeft F4 een geheel andere functie die je veel tijd kan besparen.
In dit voorbeeld is je gevraagd om een lege kolom in te voegen tussen elke bestaande kolom met cijfers.
De eerste stap om dit te bereiken met alleen je toetsenbord is om naar cel B1 te gaan, de Menutoets (ook bekend als de Applicatietoets) in te drukken, daarna i en Enter te drukken om het dialoogvenster Invoegen te openen.
Druk vervolgens op C en Enter om een nieuwe kolom links van kolom B in te voegen.
Nu je een lege kolom hebt toegevoegd tussen de kolommen die voorheen A en B waren, zou je dit proces kunnen herhalen voor elke nieuwe kolom, hoewel de toetsenbordcombinatie omslachtig is. Dit is waar de kracht van F4 echt van pas komt.
Druk eerst twee keer op de rechterpijl om van cel B1 naar cel D1 te gaan.
Druk vervolgens op F4 om de laatste handeling die u zojuist hebt uitgevoerd te herhalen (een nieuwe kolom links invoegen).
Gebruik vervolgens dezelfde Rechtermuertoets pijltje rechts x 2 > F4-sequentie om herhaaldelijk en snel nieuwe kolommen toe te voegen tussen elke bestaande kolom met gegevens in je spreadsheet.
Laten we ons vervolgens voorstellen dat je hebt gehoord dat de lege kolommen die je zojuist hebt toegevoegd 1 eenheid breed moeten zijn. Om dit met je toetsenbord te doen, gebruik je eerst de pijl naar links om terug te gaan naar cel B1. Druk daarna op Alt > O > C > W > 1 > Enter om de kolombreedte dienovereenkomstig te wijzigen.
Opnieuw, deze toetsenbord snelkoppeling reeks is moeilijk te onthouden en snel uit te voeren. Omdat F4 echter de laatste actie die je hebt uitgevoerd laat herhalen, gebruik je gewoon de pijltjestoets naar rechts om naar kolom D te gaan, druk op F4, ga vervolgens naar kolom F, druk op F4, enzovoort. Het kostte me minder dan vijf seconden om deze kolombreedte wijziging toe te passen op de eerste 14 lege kolommen die ik eerder had gemaakt.
Je kunt F4 gebruiken om verschillende andere eerdere acties in Excel te herhalen, zoals het wijzigen van de kleur of opmaak van een cel, het toevoegen of verwijderen van randen, of zelfs het dupliceren van de opmaak van een vorm of balken in een grafiek.
Een zoekopdracht uitvoeren en herhalen
F4 maakt het makkelijker om tekst te zoeken en te vervangen
Veel mensen weten dat het indrukken van Ctrl+F het tabblad Zoeken van het dialoogvenster Zoeken en vervangen opent.
Vervolgens, nadat u de relevante zoekcriteria in het vak Zoeken naar hebt getypt, kunt u herhaaldelijk op Enter drukken om elke cel te vinden die aan die criteria voldoet.
Het probleem met deze methode is dat als je handmatige wijzigingen in je spreadsheet wilt aanbrengen tussen elk zoekresultaat met alleen je toetsenbord, je op Esc moet drukken om het dialoogvenster Zoeken en vervangen te sluiten, je wijzigingen moet aanbrengen en vervolgens op Ctrl+F moet drukken om het opnieuw te openen.
In plaats daarvan, zodra je de zoekopdracht hebt getypt, druk je op Esc om het dialoogvenster Zoeken en vervangen te sluiten, en druk je vervolgens op Shift+F4 om de zoekopdracht uit te voeren zonder het dialoogvenster Zoeken en vervangen opnieuw te openen. Elke keer dat je daarna op Shift+F4 drukt, gaat de zoekopdracht door alsof het dialoogvenster nog open was, zelfs als je aanzienlijke wijzigingen aanbrengt in de inhoud van de spreadsheets.
Het mooie van het gebruiken van deze sneltoets is dat Excel de laatste zoekopdracht onthoudt totdat je het werkboek sluit.
Druk op Ctrl+Shift+F4 nadat u het dialoogvenster Zoeken en vervangen hebt gesloten om terug te gaan naar het vorige zoekresultaat.
Het sluiten van het actieve Excel-werkboek of -venster
Houd gewoon de Ctrl-toets ingedrukt en druk op F4
Het laatste gebruik van de F4-toets betreft het sluiten van het Excel-werkboek of -venster.
Wanneer u Ctrl+F4 indrukt, wordt de actieve werkmap ofwel gesloten (als u AutoSave hebt geactiveerd) of wordt het dialoogvenster Opslaan als geopend (als uw werkmap niet is opgeslagen).
Merk op dat hoewel dit het actieve werkboek sluit, het Excel-venster open blijft, klaar voor u om een nieuw (Ctrl+N) of opgeslagen (Ctrl+O) werkblad te openen. Als u het actieve Excel-venster volledig wilt sluiten, drukt u op Alt+F4.
Stop met tijdverspillen in Excel
Het gebruik van F4 en andere sneltoetsen is niet de enige manier om tijd te besparen bij het werken in Microsoft Excel. U kunt bijvoorbeeld de werkbalk Snelle toegang personaliseren zodat uw meest gebruikte functies, zoals spellingscontrole, speciaal plakken, voorwaardelijke opmaak en vensters bevriezen, toegankelijk zijn met één muisklik.