De "verborgen" Microsoft Excel-functie die ik wenste dat ik jaren geleden had begonnen te gebruiken

Ik gebruik Microsoft Excel sinds ik een kind was, omdat ze toen begonnen met het onderwijzen van Microsoft Office op school aan basisschoolleerlingen. Ik ben me bewust van de veranderingen, maar een die mij ontglipte is misschien wel een van de beste functies die Excel ooit had.

De Excel Camera-tool had al op het lint moeten staan de dag dat het aan Excel werd toegevoegd. Het is zo handig en bespaart zoveel tijd die je anders kwijt zou zijn met het zoeken naar informatie in de sheets. Wanneer je leert wat het is, is het eerste dat je waarschijnlijk wilt doen het op je dashboard zetten.

De Excel-camera is een portal in je spreadsheet

Lucas Gouveia/How-To Geek

De Excel Camera-tool werkt in feite als een portaal rechtstreeks in je spreadsheet en is een tip waarvan je niet wist dat je die nodig had. Het verandert hoe je gegevens kunt zien en volgen die verspreid zijn over verschillende bladen. Dit is niet zomaar een statische schermafbeelding-tool. Het maakt een live afbeelding van elk celbereik, diagram of datatabel dat je selecteert.

Zodra je een foto maakt van je doelgebied, wordt die afbeelding permanent gekoppeld aan de oorspronkelijke bron. Als je teruggaat en een getal verandert, een formule bijwerkt of de opmaak van de broncellen aanpast, wordt de Camera-afbeelding onmiddellijk bijgewerkt om die wijzigingen live weer te geven. Dat is wat het totaal anders maakt dan een standaard screenshot of gewoon waarden kopiëren en plakken, die bevroren zijn op het moment dat je ze maakt.

In plaats daarvan geeft het Camera-gereedschap je een live-weergave van je gegevensbron, ongeacht op welk werkblad die bron zich bevindt in je werkmap. Functioneel werkt dit als een zwevend venster dat boven je actieve blad hangt. Dit stelt je in staat om een nauwlettend oog te houden op belangrijke statistieken, samenvattingstabellen of ingewikkelde grafieken die op geheel verschillende tabbladen kunnen staan.

Bijvoorbeeld, misschien pas je gedetailleerde invoervariabelen aan op één blad, maar bekijk je ook een zwevende Camera-snapshot van de samenvattende output van een berekeningsblad ver weg. Dit is het perfecte scenario voor deze functie omdat je niet constant van tabblad hoeft te wisselen, wat erg vervelend is.

Dit verstoort de eigenlijke rasterstructuur van je rapport helemaal niet. Omdat deze snapshots worden behandeld als standaard afbeeldingobjecten, kun je ze van formaat veranderen, draaien en stijlen met schaduwen of randen. Dit geeft je informatie die standaard celbereiken niet kunnen bieden, terwijl je nog steeds die verbinding met de brongegevens behoudt.

Hoe de cameratool te activeren

Het is vreemd hoe nuttig de Camera-tool is, en toch heeft Microsoft besloten deze volledig te verbergen. In plaats van hem ergens duidelijk te plaatsen, zoals bij Invoegen of Beeld, heeft Microsoft het diep in de backend-menu's van het programma begraven. Als je deze functie wilt gebruiken, moet je eenmalig een setup uitvoeren om de tool uit de archieven van Excel te halen en ergens toegankelijk te plaatsen. De eenvoudigste manier is meestal om het pictogram aan de werkbalk Snelle toegang toe te voegen.

De Werkbalk Snelle Toegang bevindt zich naast de optie Opnieuw op het bovenste deel van het scherm. Klik erop en scrol naar beneden naar 'Meer opdrachten.' Wanneer dat Excel-optievenster verschijnt, kijk dan naar de zijbalk aan de linkerkant en kies 'Werkbalk Snelle Toegang,' waar de camera verborgen is.

Midden in het venster vind je het keuzemenu 'Kies opdrachten uit' en verander je de selectie van 'Populaire opdrachten' naar 'Alle opdrachten' of 'Opdrachten die niet in het lint staan'. Door dit te doen, wordt de lijst eronder gevuld met een enorme alfabetische lijst van praktisch alles wat Excel kan doen. Scroll gewoon naar beneden totdat je 'Camera' ziet, klik erop om de naam te markeren, en klik vervolgens gewoon op de knop 'Toevoegen >>' in het midden om het hulpmiddel naar je actieve lijst aan de rechterkant te verplaatsen. Rond af door op 'OK' onderaan het venster te klikken, en het pictogram verschijnt in je interface.

Aan de andere kant, als je liever je hulpmiddelen direct op het hoofdlint hebt in plaats van op de bovenste werkbalk, kun je het Camera-hulpmiddel rechtstreeks op een specifiek linttabblad plaatsen. Om dat te doen, selecteer je 'Lint aanpassen' in de zijbalk binnen datzelfde Excel-optievenster in plaats van de instelling voor de werkbalk Snelle toegang. Kijk door de lijst aan de rechterkant om het tabblad te vinden waar je het wilt plaatsen, klik op 'Nieuwe groep' en gebruik vervolgens datzelfde 'Toevoegen >>'-proces om het Camera-hulpmiddel naar je nieuw gemaakte aangepaste groep te verplaatsen.

Houd er gewoon rekening mee dat Excel je dwingt om deze nieuwe groep te gebruiken, aangezien je aangepaste opdrachten niet gewoon direct in de standaard, reeds bestaande groepen zoals Lettertype of Uitlijning kunt plaatsen.

Het cameragereedschap overtreft gekoppelde afbeeldingen en live monitoring

Het Camera-gereedschap is de beste manier om een overzicht op hoog niveau te krijgen in Microsoft Excel, en is beter dan de truc met plakken als gekoppelde afbeelding of gewoon handmatig je gegevens controleren. Zowel het gereedschap als de gekoppelde afbeeldingen genereren dynamische afbeeldingen die direct worden bijgewerkt wanneer je de brongegevens wijzigt. Het Camera-gereedschap heeft echter een veel stabielere visuele verbinding wanneer je complexe dashboards aan het bouwen bent.

Een groot nadeel van de gekoppelde afbeeldingsfunctie is dat het echt lastig is met opgemaakte datastructuren. In principe kun je het niet gebruiken om momentopnames van officiële Excel-tabellen te maken. De Camera-tool daarentegen, legt deze complexe, opgemaakte bereiken probleemloos vast. Dit betekent dat je tabellen nauwkeurig worden weergegeven, en je hoeft hun functionaliteit niet weg te halen alleen om een afbeelding te krijgen.

Ook is het Camera-gereedschap fantastisch in het omgaan met het wijzigen van grootte en het herpositioneren. Het breekt effectief los van het beperkende raster dat normaal gesproken standaard celverwijzingen beperkt. Wanneer je een dashboard maakt, probeert het uitlijnen van kolommen voor de ene tabel meestal de lay-out voor een andere te verpesten, maar het Camera-gereedschap stelt je in staat om verschillende datasets overal op je blad te plaatsen, volledig negerend de onderliggende rij- en kolomafmetingen.

Deze mogelijkheid geeft uw gegevens een geavanceerde picture-in-picture-weergave, waardoor u grafieken, sparklines of logische tabellen van afzonderlijke werkbladen kunt volgen alsof het live beveiligingsfeeds zijn die boven uw actieve werkruimte zweven. Dit is aanzienlijk beter dan die ongemakkelijke gesplitste schermweergaven of het gebruik van de functie 'watch window', die u alleen saaie tekstwaarden geeft in plaats van de volledige visuele context van grafieken en voorwaardelijke opmaak.

Daarnaast maakt de Camera-tool unieke ontwerpbewegingen mogelijk, zoals het roteren van grafieken of bereiken om verticale layouts te creëren. Dat kun je gewoon niet doen met standaard grafiektools of basis koppelingen. Omdat het gegevens behandelt als een grootte-aanpasbaar grafisch object dat een actieve koppeling met de bron behoudt, is de Camera-tool veel beter dan welke ingebouwde alternatieven dan ook.

Dit bewijst dat Microsoft veel functies verborgen houdt die misschien nuttiger zijn dan het zelf beseft. Ik raad aan alle tools door te nemen die Microsoft niet in het lint zet om te zien of ze je kunnen helpen.

Voor nu, als je de Excel-camera nog niet gebruikt maar veel met spreadsheets werkt, zou je dit hulpmiddel moeten gaan gebruiken. Je zult waarschijnlijk veel tijd besparen door de informatie die je nodig hebt in een gemakkelijk te zien vak te hebben.