Ik heb AI gebruikt om mijn week te plannen en het bespaarde echt tijd

2026 is officieel begonnen, en als je AI nog steeds vermijdt in je workflow, is het eerlijk gezegd tijd om daar mee te stoppen. Hoe meer je het negeert, hoe sneller je achter zult raken. Dit begreep ik al toen OpenAI ChatGPT in 2022 voor het publiek beschikbaar stelde, en sindsdien ben ik continu op zoek naar nieuwe manieren om AI in mijn routine te integreren.

Of dat nu betekent dat ik tools zoals Google’s NotebookLM tot het uiterste duw, of dat ik traditionele browsers vaarwel zeg voor browsers met de beste AI-functies, als iets me zelfs maar een paar minuten per dag kan besparen — ik doe mee. Dus besloot ik AI te gebruiken om mijn week te plannen en te testen of het de rommelige realiteit van mijn schema beter aankan dan ik. En kijk eens aan, misschien ga ik vanaf nu uitsluitend AI gebruiken om mijn weken te plannen.

Wacht even, waarom zou je eigenlijk een week met AI plannen?

Het klinkt gek, ik weet het

De manier waarop de meeste mensen hun week plannen is door alle taken die ze moeten doen op te schrijven in een notitieboek, digitale planner of to-do-lijst-app, en dan te hopen dat er niets tussen wal en schip valt. De 'kleinere' taken zijn vaak degene die de meesten niet opschrijven, in de veronderstelling dat ze ze allemaal zullen onthouden (totdat vrijdag aanbreekt en plotseling alle vervolg-e-mails en kleine klusjes waarvan je had gezworen dat je ze niet zou vergeten, helemaal zijn ontschoten).

Voor de fans van tijdsblokken betekent het proces meestal dat je je vrije tijd handmatig analyseert en elk uur op je agenda blokkeert — met het jongleren van conflicten, het aanpassen indien nodig, en met zeer weinig ruimte voor flexibiliteit. Ikzelf ben altijd al een fan van tijdsblokken geweest. Mijn agenda is tot in het kleinste detail gepland, en op mijn drukste dagen moet ik zelfs tijd voor slaap inplannen.

Dit is precies waar AI om de hoek komt kijken. In plaats van uren te besteden aan het samenstellen van het perfecte schema om alles gedaan te krijgen zonder opgebrand te raken, je agenda handmatig te vullen en je schema constant aan te passen, zijn er nu speciale AI-tools die dit allemaal kunnen afhandelen.

Een AI-tool die ik sinds de vroege dagen gebruik, is Reclaim AI, een AI-aangedreven kalenderplanningstool die in augustus 2024 door Dropbox werd overgenomen. Maar sinds ik het gebruik, gebruik ik het naast mijn gebruikelijke handmatige planning. Een week lang besloot ik echter om AI helemaal de leiding te laten nemen en mijn planning van begin tot eind te laten regelen.

Hoe ik Reclaim gebruikte om mijn week te plannen

Het is veel eenvoudiger dan je denkt

De manier waarop Reclaim werkt is vrij eenvoudig — je voegt een taak toe, de tijd die je denkt nodig te hebben om deze te voltooien, en de vervaldatum. Je voegt ook extra informatie toe, zoals de prioriteit van de taak en of deze tijdens je werk- of persoonlijke uren gepland moet worden.

En als je wilt, kun je ervoor kiezen om het over meerdere sessies te verdelen of alles in één keer te voltooien. Dan begint de magie. Reclaim maakt verbinding met je Google Agenda of Microsoft Outlook, analyseert je bestaande afspraken en vindt automatisch de beste tijdslots om al je taken in te plannen. In plaats van willekeurige taken in vrije slots te plannen, gebruikt Reclaim AI om intelligent te beoordelen waar een taak het beste kan worden ingepland op basis van prioriteit, vervaldatum en je huidige schema.

Nu, hier is wat ik meestal doe: ik voeg alle taken die ik moet doen op zondag toe aan Reclaim (zelfs de kleine taken zoals het versturen van e-mails, snel boodschappen doen, enz.). Reclaim maakt dan evenementen voor elke taak en plaatst ze automatisch in de optimale tijden gedurende mijn week, terwijl er ook ruimte wordt gelaten voor pauzes en onverwachte veranderingen. Grappig genoeg, ga ik meestal in mijn agenda en herschik ik de tijdsloten naar mijn eigen voorkeur.

Dit maakte Reclaim in feite… voornamelijk nuttig voor het aanmaken van de eerste tijdsblokken voor mij (iets waar ik vaak over uitstelde) en verder nutteloos, omdat ik vaak handmatig veel van het werk van de AI ongedaan maakte, elk blokje aanpaste, taken verplaatste en het 'geautomatiseerde' schema eigenlijk weer terug in een handmatig schema veranderde.

En jongen, ik had geen idee wat ik miste door dat te doen. Deze week stopte ik helemaal met het toevoegen van taken en liet ik Reclaim het hele proces afhandelen, van het aanmaken van tijdsblokken tot het plaatsen van alles in de optimale slots, zonder dat ik er ook maar één aanraakte. Het resultaat? Elke taak op mijn takenlijst was op tijd voltooid.

Bijvoorbeeld, iets dat ik al in mijn agenda had geblokkeerd was "XYZ Eindtoets." Dit was een evenement dat ik al in de Google Agenda-app zelf had aangemaakt, in plaats van een taak in Reclaim. Een van de taken die ik aan Reclaim toevoegde, was de voorbereiding op de eindtoets, en ik stelde de deadline voor de taak op twee uur voor het examen.

Reclaim hield op intelligente wijze rekening met alle vergaderingen die ik de dagen ervoor had, de verplichtingen die ik al had (inclusief andere tentamens), en plande de voorbereiding op zo'n manier dat het ervoor zorgde dat ik genoeg tijd had om me voor te bereiden zonder overlap met andere verplichtingen. Het mooiste is dat geen van mijn andere taken die binnenkort af moesten, moeite had om een plekje in mijn schema te vinden — Reclaim balanceerde alles naadloos, waardoor niets op het laatste moment hoefde te worden gedaan.

Een van de slimste functies van Reclaim is hoe het daadwerkelijk je taken blokkeert. Wanneer het iets plant, kan het de gebeurtenis in Google Agenda markeren als "vrij". Zo is je tijd gereserveerd maar nog steeds flexibel voor het geval er iets anders tussendoor komt. Naarmate de deadlines van taken dichterbij komen, of als je agenda voller wordt, verandert Reclaim deze gebeurtenissen in Google Agenda naar "bezet" om tijd vrij te houden voor je prioriteiten.

Als je liever handmatig de controle neemt, kun je een taak naar een ander tijdstip in je agenda verplaatsen, waardoor het evenement wordt vergrendeld met een vergrendeld-emoji. Dit geeft aan dat je bezet bent, en Reclaim zal het niet meer verplaatsen tenzij je het ontgrendelt of het opnieuw plant via de Planner. Op deze manier krijg je het beste van twee werelden: AI-gestuurde planning die zichzelf aanpast, maar je behoudt toch volledige controle wanneer je dat nodig hebt.

Het bovenstaande is slechts één voorbeeld! Zelfs wanneer er iets dringends opkwam en ik één taak moest verplaatsen, paste Reclaim mijn hele schema binnen enkele minuten aan op zo'n manier dat de verschillende prioriteiten en deadlines nog steeds perfect op elkaar aansloten.

Ik wou dat ik dit eerder had gedaan